Oto Servis Takip Programı

Oto servis takip programı nedir?

Oto servis takip programı, servise giren her aracın kabulden teslimata kadar hangi aşamada olduğunu, kimin üzerinde çalıştığını, hangi parçanın beklendiğini ve müşteriye ne zaman bilgi verildiğini tek listede gösteren yazılımdır. Servis takip programı ya da servis takip sistemi olarak da aranır; hepsinin cevabı aynı soruya verilir: "Bu araç şu an ne durumda?"

Defterle ya da beyaz tahtayla yürüyen bir serviste bu sorunun cevabı genellikle bir kişinin hafızasındadır. O kişi izinliyse, telefonla meşgulse ya da servis yoğunsa cevap gecikir. Takip programı bilgiyi kişiden alıp tüm ekibin gördüğü ortak bir panoya koyar.

Takipsiz serviste ne kaybedilir?

• Müşteri telefonları: Aracının durumunu öğrenmek isteyen müşteri gün içinde birkaç kez arar; her arama bir ustanın işini böler.
• Teslim sözü: Parça bekleyen araç unutulur, söz verilen teslim saati kayar.
• Tahsilat: Teslim edilen aracın kalan borcu deftere yazılmaz ya da yanlış yazılır.
• Tekrar gelen müşteri: Bakım zamanı gelen müşteri hatırlatılmaz, başka servise gider.
• Ekip verimi: Hangi ustanın kaç işi açık, hangi işin uzadığı görünmez.

OtoCore ile servis takibi nasıl işler?

Araç geldiğinde plaka veya ruhsat fotoğrafından kayıt açılır; kayıtlı araçsa önceki iş emirleri ve notlar ekrana gelir. İş emri bir ustaya atanır ve durum panosunda görünür. İş emri durumları varsayılan olarak Bekliyor, Açık, Devam Ediyor, Tamamlandı, Faturalı ve İptal'dir; servisinizin diline göre yeniden adlandırabilir, sıralayabilir ve renklendirebilirsiniz.

Her duruma bir WhatsApp mesaj şablonu bağlanabilir. Örneğin araç "Tamamlandı" durumuna geçtiğinde müşteriye aracının hazır olduğu bildirilir. Müşteri ayrıca kendisine gönderilen iş emri bağlantısından ve müşteri portalından durumu görür.

• Plaka veya ruhsat fotoğrafından hızlı araç kabul
• İş emri: usta ataması, parça listesi, işçilik kalemleri ve notlar
• Durum panosu: servisinize göre düzenlenen aşamalar
• Parça eklendikçe stoktan otomatik düşüm; eksik parça için tedarikçi siparişi
• Teklif onayı ve hazır bildirimi WhatsApp'tan; kabul ve teslim onayı müşterinin telefonundan
• Araç geçmişi: önceki iş emirleri, kilometre ve notlar

Aşama aşama örnek: parça bekleyen bir araç

Sabah gelen bir aracın teşhisinde değişmesi gereken bir parça çıkar. Danışman teklifi hazırlayıp müşteriye bağlantı olarak gönderir; müşteri onaylayınca teklif iş emrine dönüşür. Parça stokta yoksa tedarikçiye sipariş açılır ve iş emri bekleyen işler arasında görünür kalır.

Parça geldiğinde mal kabul yapılır ve stoğa girer; usta parçayı iş emrine ekler, iş Devam Ediyor aşamasına geçer. İş bitince Tamamlandı'ya alınır ve müşteriye mesaj gider. Teslimde tahsilat iş emrine işlenir, kalan tutar varsa müşterinin carisinde görünür. Bu süreçte kimsenin "o araç ne oldu?" diye sormasına gerek kalmaz.

Usta ve danışman açısından takip

Ustanın gördüğü ekran sadedir: kendisine atanmış iş emirleri, şikâyet notu, eklenmiş parçalar. Lift başında telefondan iş emrini açar, kullandığı parçayı ekler ve durumu değiştirir. Danışman ise tüm servisin panosunu görür; hangi işin uzadığını, hangi aracın parça beklediğini ve hangi müşterinin henüz bilgilendirilmediğini fark eder.

İşletme sahibi açısından takip programı, servisin o anki yükünü gösteren bir panodur. Kaç iş emri açık, bugün kaç randevu var, ayın cirosu ne durumda — ana panelde tek bakışta görünür. Gün sonunda kasa raporu, ay sonunda aylık rapor alınır.

WhatsApp ile durum bildirimi: dikkat edilmesi gerekenler

Durum bildirimleri müşteri memnuniyetini artırır, ama her aşamada mesaj göndermek müşteriyi yorabilir. OtoCore'da mesaj şablonu yalnız seçtiğiniz durumlara bağlanır; çoğu servis yalnız teklif onayı ve 'aracınız hazır' aşamalarında mesaj gönderir. Mesajlar servisin kendi WhatsApp hattından gider, ustanın kişisel telefonundan değil. Müşteri bildirim almak istemezse müşteri kartında kapatılabilir.

Takip yöntemleri karşılaştırması

Kimler için uygun?

Bağımsız oto servisler, marka özel servisleri, ağır vasıta ve motosiklet tamirhaneleri, lastik ve hızlı bakım noktaları. Çok liftli atölyelerde usta bazlı takip, tek kişilik servislerde ise hiçbir işin unutulmamasını sağlayan liste görünümü öne çıkar.

Kurumsal ve filo müşterisi olan servisler, aynı firmaya ait araçları tek cari altında toplayıp her aracın geçmişini ayrı izleyebilir. Bakım geçmişi ve periyodik bakım hatırlatması için araç bakım takip programı sayfasına bakabilirsiniz.

Defterden servis takip programına geçiş

Geçişin en zor kısmı eski kayıtları aktarmak sanılır; oysa takip için gereken, bugünden itibaren her aracı sisteme almaktır. İlk gün yalnız içerideki araçlar için iş emri açılır. Müşteri ve araç kayıtları, araçlar servise geldikçe plaka okutularak kendiliğinden oluşur; birkaç hafta içinde düzenli müşterilerin çoğu sistemde olur.

Ekibin alışması için durum adlarını servisin kendi diline uyarlamak işe yarar: "Parça bekliyor", "Boyada", "Yıkamada" gibi aşamalar tanımlanabilir. Usta telefondan kendi işini güncelledikçe pano kendiliğinden doğru kalır; danışmanın ayrıca liste tutmasına gerek kalmaz.

Tek paket, sürpriz yok

Randevu, iş emri, stok, cari, kasa, WhatsApp, raporlar ve müşteri portalı aylık 1.500 ₺, yıllık 15.000 ₺ veya 2 yıllık 20.000 ₺ (KDV hariç) tek pakette. Kullanıcı başına ücret ve ek modül ücreti yoktur; 30 gün ücretsiz, kredi kartı olmadan denersiniz. Deneme sürecinde girdiğiniz kayıtlar aboneliğe geçince korunur.